 / |
| /book/ |
| Rekommendation Remisshantering |
Målet är att skapa en plattform för att tillfredställa behov, och framtida integrationskrav för e-myndigheten. Detta sker genom att dokument som arkiveras, behandlas eller skickas innehåller verksamhetsrelaterade egenskaper. Egenskaperna underlättar ordning/sortering, sökning och översikt i information mellan och inom organisationer. Resultatet ger en nyckel till ordning och reda bland dokument.
Jag har på uppdrag av XXX, skrivit en rapport/rekommendation med följande mål:
Prioriterat exempel: Remisshanteringen, dokumentmodell
Målgrupp: Utvecklingsteam och beslutsfattare hos XXX
Underlag:
Mycket händer just nu på informationsområdet - därför bör ni påverka, ställa krav och se till informationens nåbarhet är i fokus. Enkelt ska det vara, eftersom omvärlden är föränderlig, liksom alla processer och rutiner i organisationen.
Enkel sökning, uppföljning och översikt är resultatet av verksamhetsanpassade egenskaper hos dokument. Sökningar och vyer är gränssnitten mot alla dokument. En sökning kan fungera precis som på webben, men med möjligheter till att ytterligare precisera egenskaper som författare, typ av dokument m. m. Dessutom kan en sökning även vara en statisk vy som uppdateras av att det kommer nya dokument. Exempel på generell eller personlig vy kan vara "senaste nytt", "mina ärenden" eller "projekt med en budget över 1 miljon".
Standarden för att beskriva resultatet av en sökning eller en "vyer" finns i RDF, Resource Description Framework , som är en XML standard från W3C för att beskriva resurser med metadata (=egenskaper). Skälet till att RDF är en standard, är att det reflekterar behovet av att blanda flera olika standarder för att beskriva information med möjligheterna att pressentera informationen i olika medier genom XSLT ( XML-transformer ). När man delar beskrivningar i RDF-formatet betonas semantiska skillnader hos olika egenskaper, vilket underlättar informationsdelning mellan system och organisationer.
Vi sitter ofta framför datorns skrivbord och letar efter den där filen eller dokumentet som vi sparade för en vecka sedan? Med lite mer information och ett sätt att dela information enklare slipper vi dessa tidskrävande problem.
Med dokumentåtkomst kommer flera krav på enkelhet, applikationskompabilitet, unik identifiering för klienten. På servern finns även behov av synkronisering, rättigheter och tolkning. Om systemet blir för komplicerat riskerar alla dokument att stanna på bordsdatorerna eller på e-postservern. Om informationen inte delas, går man miste om en stor del av organisationen strukturkapital (statiska värde) i from av resultat från arbete och kommunikation. Det är mer eller mindre en balansakt för att skydda organisationens statiska värden, eller strukturkapital.
Standarden för dataåtkomst är alltmer http-DAV som är det gamla vanliga webbprotokollet med utökning för " Distributed Authoring and Versioning ". Microsoft Office produkter stöder idag lagring och hämtning över protokollet och exempelvis Share Point implementerar fildelningen. DAV stöder även dokumentegenskaper så vi kan fråga efter författare eller dokumentets titel utan att förstå dokumentformatet.
Share Point är bara en av många lösningar för dokumenthantering. Databaser, vissa filsystem och flera dokumentformat tillåter egenskaper att associeras med dokument. Om man vill ha en bättre versionshantering så finns flera alternativ än Share Point som tillåter att många arbetar samtidigt eller i olika varianter av samma information. Exempelvis så kan man lagra flera olika översättning eller målgruppsinriktningar under samma filnamn.
Val av dokumentlagting styrs av applikationer och interaktionskrav men det är tydligt att en kunskapsintensiv verksamhet kommer att lägga allt högre krav på en bra dokumenthantering.
Det borde vara enkelt att hantera information digitalt, eftersom i grunden är ju all information bara ettor och nollor. Men många filer är tyvärr i olika grad läsbara och ibland inte ens bitvis förståliga. Det brister i standarder, vilket lite kritiskt kan ses som en långsiktig strategi från konsulter och mjukvaruleverantörer för att få mer arbete.
Idag är dokumenthantering mycket styrt av de applikationer som man redigerar eller författar text med. Tyvärr i den utsträckningen att till och med äldre versioner av dokument från samma program ställer till problem. För arkivering blir det svårt att hantera dokumentens beständighet och man vänder sig " semi-standarder " av digitala utskrifter som t.ex. PDF (Acrobat Reader / Destiller ) producerar - till priset av svårigheten att återanvända texten digitalt för t.ex. redigering.
Lösningen som allt fler söker sig till är att man hanterar informationen i XML:FO , HTML eller SGML som är mer eller mindre medieoberoende format med en stor och öppen marknad för läsare och redigeringsverktyg.
Samtidigt är arbetsplatsen styrd av de mest använda och kanske inte mest lämpliga programmen. Därför måste vi kombinera befintliga format med bra format, ofta parallellt och ibland med de speciella egenskaper som finns tillgängliga.
För att egenskaper och strukturer ska användas och enkelt finnas med i organisationen måste man anpassa dem till de applikationer som körs, och mindre till standardformat. Det betyder inte att vi ska överge standarder, utan att vi måste hitta vägar att transportera strukturer eller egenskaper i t.ex. Office-dokument så man i slutänden kan generera eller uppdatera standardformatet i arkivet.
Många processer börjar med att ett dokument skapas. Därför bör egenskaper som processer finnas med i de mallar som används då dokument skapas.
För att organisera dokument för dokumenthantering är det bra att dra nytta av de egenskaper som finns i flera vanliga dokumentformaten:
De formatnära egenskaperna utgör en bra transportfunktion för verksamhetsspecifika egenskaper då de skickas mellan myndigheter eller datorsystem. Det betyder att man slipper en mängd dubbelarbete vid inregistrering av dokument eller information.
Alternativet till att transportera egenskaper i dokument är att bifoga en fil som beskriver egenskaperna i XML-RDF format. (se även förslaget om e-post-GW )
Egenskaperna styrs av kompatibilitet, informationsbehov och kontext. Val handlar både om semantik för namn på egenskap och en beskrivning av reglerna för innehållet hos egenskapen. Standarder finns både i stort och smått som t.ex. dokuments relaterade roller eller datumformat .
Här följer en grunduppsättning av egenskaper som är bra att experimentera med
|
Element, or classes of elements |
Elements |
|
Source |
Unik Källa, ev även plats för redigerbar version. Myndighet, avdelning |
|
Identifier |
Viktig för att skilja på kopior och original URL (Se Dublin Core) |
|
Creator |
Författare, medförfattare Text/URL (Se Dublin Core ) |
|
Publisher |
URL (Se Dublin Core) |
|
Date(s) |
Created (DC) + Admin |
|
context.process /activity |
Referera till en webbsida som beskriver processen ( ev kopplat till WfMC / UML / BPMI beskrivningar i XML ) URL (Se WFMD.ORG) |
|
Classes |
URL (Se WFMD ) |
|
context.activity.status |
Kopia (triggad) information om processens stadie . URL (Se WFMD/EIC ) |
|
Relations |
Lista |
|
Roles |
Lista ( URL:s/LDAP addresses) |
|
Versioning |
Punktnotation eller "Tags" |
|
Title |
Dublin Core |
|
Description |
Dublin Core |
|
Resource Type |
Dublin Core |
|
Language |
Dublin Core |
|
Coverage |
Dublin Core |
|
Rights |
Dublin Core |
|
Public/Target |
Målgrupp (se även högskoleverkets SAFARI) |
För att rekommendera en standard utgår vi först från informationsvyer som illustrerar behov från ett processperspektiv. En informationsvy utgör en aktivitet i en process där man måste se vad som finns, vad man ska jobba med, eller som sammanställer ett underlag för ett beslut. Dessa platser är markerade i bilagan om remissprocessen.
Därefter följer dessa steg:
Noteringar från mötet.
|
Egenskap |
Format |
|
Titel/Ärende |
Text |
|
Från |
Avsändande myndighet/roll/person |
|
Datum-in |
"Stämpel" |
|
Missiv |
Krav på svaret (I förfrågan mest text) |
|
Svara senast |
Datum ( ÄHS ) |
|
Till vem vilka |
Lista av mottagare/grupper eller roller |
|
Bilagor (Yttrandeunderlag, kompletteringar) |
Ur dokumentets perspektiv så finns ett "original" och flera bilagor samtliga refererar till ärendets nummer/ system-ID |
|
Klassificering |
Ärende, remiss, ? |
|
Identifiering |
XML-resurs med länkar och information i ärendesystemet (RDF-länk) Diarienummer. |
Ytterligare noteringar
|
Egenskap |
Format |
|
Roller |
Lottare, Handläggare, Beslutsfattare, bitr. deltagare, föredragande, samrådande |
|
Status |
Obehandlat, öppet, avslutat |
|
Process ( BPMI / WFMC ) |
URL / |
|
Reply-to : remiss-identifier . |
|
|
Identifier |
( name spaces ?) |
|
|
|
Vi använder oss av de mest accepterade standarderna på området.
|
Schema |
Referens |
|
RDF |
|
|
Dublin Core |
XML-Schema http://dublincore.org/schemas/xmls/simpledc20020312.xsd RFC : |
|
Dublin Core Admin, The A-Core Metadata about Content Metadata |
Elements: http://www.dublincore.org/groups/admin/proposal- 20010910 .shtml RFC (A-Core): |
|
Process/ WorkFlow metadata Context.activity Context.process Context.status |
Activity URL (http://www.wfmd.org) Status keywords |
Förslaget finns som bilaga i XML format, men kan lika gärna vara egenskaper i word eller web-dav ( xml-properties ).
|
Egenskap |
Beskrivning |
|
Dc:title |
A name given to the resource. |
|
Dc:creator |
An entity primarily responsible for making the content of the resource. |
|
dc:subject |
Key words and phrases indicating the subject matter of the resource. |
|
dcterms:created |
Date of creation of the resource. |
|
dc:identifier |
An unambiguous reference to the resource within a given context (in this case the racordsnumber with namespace or URL). |
|
dc:type |
The nature or genre of the content of the resource. |
|
dcterms:hasPart |
The described resource includes the referenced resource either physically or logically. |
|
dcterms:isPartOf |
The described resource is a physical or logical part of the referenced resource. |
|
Wfmd:reciver |
The person(s) or institution(s) which recieve the resource |
|
Wfmd:owner |
The person or role wich is responsible |
|
Wfmd:sender |
The person(s) or institution(s) which sent this resource |
|
Wfmd:process |
The process identified by name or reference |
|
Wfmd:state |
The stage in the process this document has |
Detta avsnitt är ägnat kort åt befintlig plattform och möjligheter. Det är en övergång till vad som bör ske eller måste göras för att tekniken ska fungera med informationsplattformen.
Vid viktigare händelser är det bra om även relaterade dokument uppdateras. Exempel på händelse kan vara "avslutat projekt", eller ny adress för deltagare.
Det är samtidigt viktigt att man separerar dokument som historiskt korrekta från information som uppdateras automatiskt. Det kan ske genom versionshantering.
Dela upp datalagringen i två tydliga delar:
Viktigt med bra versionshantering!
Kombinera XML med webb och ordbehandling för att skapa en brygga mellan strukturerad och ostrukturerad information.
Web-DAV är en utmärkt standard som motsvarar behoven på oberoende, långsiktigt protokoll för dokumenthantering. Office är t.ex. Web-DAV kompatibelt ( webfolders ).
"Ett steg till allt", som Microsoft säger i sin . NET-reklam , är faktiskt en bra devis som fungerar med XML-teknik genom att webb, applikationer och fler olika medier får samma gränssnitt. Man behöver inte använda Microsoft's produkter för att uppnå detta, utan helt enkelt vanliga standarder för att uttrycka systemgränssnitt som webb-tjänster .
De flesta är vana med att skicka och hantera e-post och därför är e-post även ett enkelt sätt att automatisera vanliga processer.
Skapa ett nytt ärende, arkivera en bilaga, kalla till möte eller ?
Light Directory Access Protocol ( LDAP ), används för IP-telefoni, datorinloggning och PKI-tjänster . Men LDAP är även ett stöd för dokumenthanteringen genom att inloggade användare får uppdaterad roll eller personinformation i sin inloggning genom LDAP . Det går även att bygga e-postlistor eller rättighetslistor med LDAP-servern . En Word-mall kan programmeras för så den alltid automatiskt hämtar de senaste uppgifterna. ( Microsoft's implementation av LDAP heter Active Directory )
Metadata ger XXX en chans att förena data med information på ett naturligt och vänligt sätt. Det tillför information ordning, översikt och möjligheter till integration med andra organisationer. Kopplingen mellan data och information är metadata.
Miljön anpassas för att bära metadata genom:
Miljön går att bygga med flera lösningar från flera leverantörer så länge som produkterna fungerar med de öppna standarderna i form av protokoll och format.
Det är viktigt att följa upp och identifiera de verksamhetskritiska funktionerna genom uppdateringar av processer och informationsbehov.
|
Process och informationsvyer |
Remiss-wf.ppt |
|
Översikt |
Informationsplattform.ppt |
|
XML-Schema för relaterade dokument |
SE1-metadata.xsd |