|
illuminet.se from information to knowledge |
contact - crew -
login
- privacy & cookies
Open, User friendly, document oriented information software. |
Målet är att skapa en
plattform för att tillfredställa behov, och framtida integrationskrav för
e-myndigheten. Detta sker genom att dokument som arkiveras, behandlas eller
skickas innehåller verksamhetsrelaterade egenskaper. Egenskaperna underlättar
ordning/sortering, sökning och översikt i information mellan och inom
organisationer. Resultatet ger en nyckel till ordning och reda bland dokument.
Jag har på uppdrag av XXX,
skrivit en rapport/rekommendation med följande mål:
Prioriterat exempel:
Remisshanteringen, dokumentmodell
Målgrupp: Utvecklingsteam
och beslutsfattare hos XXX
Underlag:
Mycket händer just nu på
informationsområdet – därför bör ni påverka, ställa krav och se till
informationens nåbarhet är i fokus. Enkelt ska det vara, eftersom omvärlden är
föränderlig, liksom alla processer och rutiner i organisationen.
Enkel sökning,
uppföljning och översikt är resultatet av verksamhetsanpassade egenskaper hos
dokument. Sökningar och vyer är gränssnitten mot alla dokument. En sökning kan
fungera precis som på webben, men med möjligheter till att ytterligare
precisera egenskaper som författare, typ av dokument m.
m.
Dessutom kan en sökning även vara en statisk vy som uppdateras av att det
kommer nya dokument. Exempel på generell eller personlig vy kan vara ”senaste
nytt”, ”mina ärenden” eller ”projekt med en budget över 1 miljon”.
Standarden för att
beskriva resultatet av en sökning eller en ”vyer” finns i RDF,
Resource
Description
Framework
, som är en XML standard från W3C för att beskriva
resurser med metadata (=egenskaper). Skälet till att RDF är en standard, är att
det reflekterar behovet av att blanda flera olika standarder för att beskriva
information med möjligheterna att pressentera informationen i olika medier
genom XSLT (
XML-transformer
). När man delar
beskrivningar i RDF-formatet betonas semantiska skillnader hos olika
egenskaper, vilket underlättar informationsdelning mellan system och
organisationer.
Vi sitter ofta framför
datorns skrivbord och letar efter den där filen eller dokumentet som vi sparade
för en vecka sedan… Med lite mer information och ett sätt att dela information
enklare slipper vi dessa tidskrävande problem.
Med dokumentåtkomst kommer
flera krav på enkelhet, applikationskompabilitet, unik identifiering för klienten.
På servern finns även behov av synkronisering, rättigheter och tolkning. Om
systemet blir för komplicerat riskerar alla dokument att stanna på
bordsdatorerna eller på e-postservern.
Om informationen inte delas, går man miste om en stor del av
organisationen strukturkapital (statiska värde) i from av resultat från arbete
och kommunikation. Det är mer eller mindre en balansakt för att skydda
organisationens statiska värden, eller strukturkapital.
Standarden för
dataåtkomst är alltmer
http-DAV
som är det gamla vanliga
webbprotokollet med utökning för ”
Distributed
Authoring
and
Versioning
”.
Microsoft Office produkter stöder idag lagring och hämtning över protokollet
och exempelvis
Share
Point
implementerar
fildelningen. DAV stöder även dokumentegenskaper så vi kan fråga efter
författare eller dokumentets titel utan att förstå dokumentformatet.
Share
Point är bara en av många lösningar för
dokumenthantering. Databaser, vissa filsystem och flera dokumentformat tillåter
egenskaper att associeras med dokument. Om man vill ha en bättre
versionshantering så finns flera alternativ än
Share
Point som tillåter att många arbetar samtidigt eller i olika varianter av samma
information. Exempelvis så kan man lagra flera olika översättning eller
målgruppsinriktningar under samma filnamn.
Val av dokumentlagting
styrs av applikationer och interaktionskrav men det är tydligt att en
kunskapsintensiv verksamhet kommer att lägga allt högre krav på en bra dokumenthantering.
Det borde vara enkelt att
hantera information digitalt, eftersom i grunden är ju all information bara
ettor och nollor. Men många filer är tyvärr i olika grad läsbara och ibland
inte ens bitvis förståliga. Det brister i standarder, vilket lite kritiskt kan
ses som en långsiktig strategi från konsulter och
mjukvaruleverantörer
för att få mer arbete.
Idag är dokumenthantering
mycket styrt av de applikationer som man redigerar eller författar text med.
Tyvärr i den utsträckningen att till och med äldre versioner av dokument från
samma program ställer till problem. För arkivering blir det svårt att hantera
dokumentens beständighet och man vänder sig ”
semi-standarder
”
av digitala utskrifter som t.ex. PDF (Acrobat
Reader
/
Destiller
) producerar – till priset av svårigheten att
återanvända texten digitalt för t.ex. redigering.
Lösningen som allt fler
söker sig till är att man hanterar informationen i
XML:FO
,
HTML eller SGML som är mer eller mindre medieoberoende format med en stor och
öppen marknad för läsare och redigeringsverktyg.
Samtidigt är
arbetsplatsen styrd av de mest använda och kanske inte mest lämpliga
programmen. Därför måste vi kombinera befintliga format med bra format, ofta
parallellt och ibland med de speciella egenskaper som finns tillgängliga.
För att egenskaper och
strukturer ska användas och enkelt finnas med i organisationen måste man
anpassa dem till de applikationer som körs, och mindre till standardformat.
Det betyder inte att vi ska överge standarder,
utan att vi måste hitta vägar att transportera strukturer eller egenskaper i
t.ex. Office-dokument så man i slutänden kan generera eller uppdatera
standardformatet i arkivet.
Många processer börjar
med att ett dokument skapas. Därför bör egenskaper som processer finnas med i de
mallar som används då dokument skapas.
För att organisera
dokument för dokumenthantering är det bra att dra nytta av de egenskaper som
finns i flera vanliga dokumentformaten:
De
formatnära
egenskaperna utgör en bra transportfunktion för verksamhetsspecifika egenskaper
då de skickas mellan myndigheter eller datorsystem. Det betyder att man slipper
en mängd dubbelarbete vid inregistrering av dokument eller information.
Alternativet till att
transportera egenskaper i dokument är att bifoga en fil som beskriver
egenskaperna i
XML-RDF
format. (se även förslaget om
e-post-GW
)
Egenskaperna styrs av
kompatibilitet, informationsbehov och kontext. Val handlar både om semantik för
namn på egenskap
och
en beskrivning av reglerna för
innehållet hos egenskapen. Standarder finns både i stort och smått som t.ex.
dokuments relaterade roller eller
datumformat
.
Här följer en
grunduppsättning av egenskaper som är bra att experimentera med
|
Element, or classes of elements
|
Elements
|
|
Source
|
Unik Källa,
ev
även plats för redigerbar version. Myndighet,
avdelning
|
|
Identifier
|
Viktig för att skilja
på kopior och original
URL (Se
Dublin Core)
|
|
Creator
|
Författare,
medförfattare
Text/URL (Se Dublin
Core
)
|
|
Publisher
|
URL (Se
Dublin Core)
|
|
Date(s)
|
Created
(DC) + Admin
|
|
context.process
/activity
|
Referera till en
webbsida som beskriver processen
(
ev
kopplat till
WfMC
/
UML
/
BPMI
beskrivningar i
XML
)
URL (Se WFMD.ORG)
|
|
Classes
|
URL (Se
WFMD
)
|
|
context.activity.status
|
Kopia (triggad)
information om processens
stadie
.
URL (Se
WFMD/EIC
)
|
|
Relations
|
Lista
|
|
Roles
|
Lista
(
URL:s/LDAP
addresses)
|
|
Versioning
|
Punktnotation
eller
“Tags”
|
|
Title
|
|
|
Description
|
|
|
Resource
Type
|
|
|
Language
|
|
|
Coverage
|
|
|
Rights
|
|
|
Public/Target
|
Målgrupp (se även
högskoleverkets SAFARI)
|
För att rekommendera en
standard utgår vi först från
informationsvyer
som
illustrerar behov från ett processperspektiv. En
informationsvy
utgör en aktivitet i en process där man måste se vad som finns, vad man ska
jobba med, eller som sammanställer ett underlag för ett beslut. Dessa platser
är markerade i bilagan om remissprocessen.
Därefter följer dessa
steg:
Noteringar från mötet.
|
Egenskap
|
Format
|
|
Titel/Ärende
|
Text
|
|
Från
|
Avsändande
myndighet/roll/person
|
|
Datum-in
|
“Stämpel”
|
|
Missiv
|
Krav på svaret (I
förfrågan mest text)
|
|
Svara senast
|
Datum (
ÄHS
)
|
|
Till vem vilka
|
Lista av
mottagare/grupper eller roller
|
|
Bilagor
(Yttrandeunderlag, kompletteringar)
|
Ur dokumentets
perspektiv så finns ett “original” och flera bilagor samtliga refererar till
ärendets nummer/
system-ID
|
|
Klassificering
|
Ärende, remiss, ?
|
|
Identifiering
|
XML-resurs
med länkar och information i ärendesystemet
(RDF-länk)
Diarienummer.
|
Ytterligare noteringar
|
Egenskap
|
Format
|
|
Roller
|
Lottare, Handläggare,
Beslutsfattare, bitr. deltagare, föredragande, samrådande
|
|
Status
|
Obehandlat, öppet,
avslutat
|
|
Process (
BPMI
/
WFMC
)
|
URL /
|
|
Reply-to
:
remiss-identifier
.
|
|
|
Identifier
|
(
name
spaces
…)
|
|
|
|
Vi använder oss av de
mest accepterade standarderna på området.
|
Schema
|
Referens
|
|
RDF
|
|
|
Dublin
Core
|
XML-Schema
http://dublincore.org/schemas/xmls/simpledc20020312.xsd
RFC : |
|
The A-Core
Metadata
about Content Metadata
|
Elements:
http://www.dublincore.org/groups/admin/proposal-
20010910
.shtml
RFC
(A-Core):
|
|
Process/
WorkFlow
metadata
Context.activity
Context.process
Context.status
|
Activity
URL (http://www.wfmd.org)
Status
keywords
|
Förslaget finns som
bilaga i
XML
format, men kan lika gärna vara
egenskaper i
word
eller
web-dav
(
xml-properties
).
|
Egenskap
|
Beskrivning
|
|
Dc:title
|
A name
given to the resource.
|
|
Dc:creator
|
An entity primarily responsible for
making the content of the resource.
|
|
dc:subject
|
Key words
and phrases indicating the subject matter of the resource.
|
|
dcterms:created
|
Date of
creation of the resource.
|
|
dc:identifier
|
An
unambiguous reference to the resource within a given context (in this case
the
racordsnumber
with namespace or URL).
|
|
dc:type
|
The
nature or genre of the content of the resource.
|
|
dcterms:hasPart
|
The
described resource includes the referenced resource either physically or
logically.
|
|
dcterms:isPartOf
|
The
described resource is a physical or logical part of the referenced resource.
|
|
Wfmd:reciver
|
The
person(s) or institution(s) which
recieve
the
resource
|
|
Wfmd:owner
|
The
person or role
wich
is responsible
|
|
Wfmd:sender
|
The
person(s) or institution(s) which sent this resource
|
|
Wfmd:process
|
The
process identified by name or reference
|
|
Wfmd:state
|
The stage
in the process this document has
|
Detta avsnitt är ägnat
kort åt befintlig plattform och möjligheter. Det är en övergång till vad som
bör ske eller måste göras för att tekniken ska fungera med
informationsplattformen.
Vid viktigare händelser
är det bra om även relaterade dokument uppdateras. Exempel på händelse kan vara
”avslutat projekt”, eller ny adress för deltagare.
Det är samtidigt viktigt
att man separerar dokument som historiskt korrekta från information som
uppdateras automatiskt. Det kan ske genom versionshantering.
Dela upp datalagringen i
två tydliga delar:
Viktigt med bra
versionshantering!
Kombinera
XML
med webb och ordbehandling för att skapa en brygga
mellan strukturerad och ostrukturerad information.
Web-DAV
är en utmärkt standard som motsvarar behoven på
oberoende, långsiktigt protokoll för dokumenthantering. Office är t.ex.
Web-DAV
kompatibelt (
webfolders
).
”Ett steg till allt”, som
Microsoft säger i sin
.
NET-reklam
,
är faktiskt en bra devis som fungerar med
XML-teknik
genom att webb, applikationer och fler olika medier får samma gränssnitt. Man
behöver inte använda
Microsoft’s
produkter för att
uppnå detta, utan helt enkelt vanliga standarder för att uttrycka
systemgränssnitt som
webb-tjänster
.
De flesta är vana med att
skicka och hantera e-post och därför är e-post även ett enkelt sätt att
automatisera vanliga processer.
Skapa ett nytt ärende,
arkivera en bilaga, kalla till möte eller …
Light
Directory
Access
Protocol
(
LDAP
),
används för IP-telefoni, datorinloggning och
PKI-tjänster
.
Men
LDAP
är även ett stöd för dokumenthanteringen genom
att inloggade användare får uppdaterad roll eller personinformation i sin
inloggning genom
LDAP
. Det går även att bygga
e-postlistor eller rättighetslistor med
LDAP-servern
.
En Word-mall kan programmeras för så den alltid automatiskt hämtar de senaste
uppgifterna. (
Microsoft’s
implementation
av
LDAP
heter
Active
Directory
)
Metadata ger XXX en chans
att förena data med information på ett naturligt och vänligt sätt. Det tillför
information ordning, översikt och möjligheter till integration med andra
organisationer. Kopplingen mellan data och information är metadata.
Miljön anpassas för att bära
metadata genom:
Miljön går att bygga med
flera lösningar från flera leverantörer så länge som produkterna fungerar med de
öppna standarderna i form av protokoll och format.
Det är viktigt att följa
upp och identifiera de verksamhetskritiska funktionerna genom uppdateringar av
processer och informationsbehov.
|
Process och
informationsvyer
|
Remiss-wf.ppt
|
|
Översikt
|
Informationsplattform.ppt
|
|
XML-Schema
för relaterade dokument
|
SE1-metadata.xsd
|